Ошибки кадровика: на что обратить внимание в первую очередь

Кадровое делопроизводство не оказывает прямого влияния на прибыль, поэтому компании часто занимаются им в последнюю очередь. Однако ошибки кадровика могут привести к высоким штрафам при проверке трудовой инспекции. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки в области кадрового делопроизводства.

Отсутствие организации кадрового учета

Во многих компаниях кадровый учет не организован:

• работу по ведению кадров поручают сотруднику, который не обладает достаточными компетенциями;

• кадровое делопроизводство ограничивается подписанием трудовых договоров, заявлений на прием и увольнение и немногочисленных приказов;

• нарушаются требования к срокам и порядку хранения и уничтожения документов;

• настройки программ для кадрового учета выставлены некорректно, а сами программы не обновляются.

Неорганизованность системы кадрового делопроизводства приводит к конфликтам с сотрудниками, которые хотят реализовывать свои трудовые права. Избежать конфликтных ситуаций и штрафов по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ можно, грамотно выстроив систему кадрового учета.

Отсутствие проверки актуальности кадровых документов

В трудовом законодательстве происходит множество изменений: в 2023 году кадровику требуется учитывать более 20 нововведений и корректировок, от новых форм отчетности до возможности проведения дистанционных медосмотров. Кадровому специалисту недостаточно единожды разработать базовый набор документов, бланков и форм — необходимо регулярно обновлять документацию.

Неверное установление условий трудового договора

Зачастую работодатели заключают с сотрудниками бессрочные трудовые договора. Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), в договоре необходимо указать следующие сведения:

• Ф. И. О. работника и наименование работодателя;

• паспортные данные сторон;

• место работы;

• рабочая функция;

• дата начала работы;

• условия оплаты труда;

• режим рабочего времени и времени отдыха;

• при наличии вредных условий труда — гарантии и компенсации с указанием характеристик особых условий труда;

• условия, определяющие специфический характер работы;

• условия труда на рабочем месте;

• условие об обязательном социальном страховании работника;

• другие условия, предусмотренные законодательством.

Одна из частых ошибок при ведении кадрового учета — некорректное указание места работы сотрудника. ТК РФ не содержит четкого определения места работы. В своем Обзоре от 26.02.2014 Верховный Суд России указывает, что место работы — это расположенная в определенной местности конкретная организация или ее структурное подразделение. Таким образом, при указании места работы требуется указывать наименование работодателя и населенного пункта.

Другая ошибка при заключении договора — отсутствие условий труда на рабочем месте, включение которых обязательно с 1 января 2014 года. Для их определения необходимо проводить специальную оценку условий труда.

Срочный трудовой договор

При выборе срочного характера трудовых отношений работодателю важно удостовериться в правомерности заключения такого договора. Основания для заключения срочного договора приведены в статье 59 ТК РФ. Чтобы определить правомерность заключения такого соглашения, достаточно привести ссылку на конкретную статью Трудового кодекса или иного федерального закона, ставшую причиной его заключения.

Статья 57 ТК РФ содержит требование к указанию срока действия срочного договора. Если работодателем неверно установлены сроки трудового договора или срок неправомерно указан в ситуации, подразумевающей заключение соглашения на неопределенный срок, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом документе в пункте о сроке требуется указать, что договор заключен на неопределенный срок.

Отсутствие дополнительного соглашения

Если при изменении условий работы с сотрудником не заключается дополнительное соглашение к договору, то работодателю так же грозит административный штраф. Согласно статье 72 ТК РФ, допсоглашения необходимо заключать при любых изменениях в трудовых отношениях, в том числе при переводе на другую работу.

Отсутствие ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами

Согласно части 3 статьи 68 ТК РФ, до подписания трудового договора работодатель обязан под подпись ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности. На практике работников не знакомят с локальными документами, что может привести как к внутренним конфликтам, так и к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Зафиксировать ознакомление сотрудников с локальной документацией можно одним из следующих способов:

• завести отдельный журнал или лист ознакомления;

• внести лист ознакомления в трудовой договор;

• собрать подписи работников под текстом локальных актов.

Неверное установление заработной платы

Наиболее частая причина неправильного установления оклада работнику — использование неверного МРОТ. Работодатели ориентируется на федеральный размер, игнорируя региональные нормы, устанавливающие более высокие показатели. Также важно учитывать районный коэффициент и процентную надбавку к заработной плате, регламентируемые статьями 316-317 ТК РФ. Регионы их применения устанавливает Правительство России.

Непредоставление гарантий и компенсаций

Положенные работникам гарантии и компенсации отражены в разделе VII ТК РФ. Для их соблюдения работодателю важно знать не только законодательные требования, но и особенности сотрудников: семейное положение, количество детей, наличие инвалидности, прохождение обучения и прочее. Это позволит избежать ситуаций, когда работникам не предоставляются гарантии и компенсации.

Отсутствие графика отпусков

Согласно статье 123 ТК РФ, работодатель обязан составить график отпусков не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Сотрудников также необходимо уведомить о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели, собрав их подписи.

Невыдача трудовой книжки

В соответствии со статьей 66 ТК РФ трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель должен выдать ее сотруднику при его увольнении лично в руки или переслать по адресу, указанному в заявлении на увольнение. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, при переходе на электронный документооборот работодатель обязан выдать сотруднику бумажную трудовую книжку в течение трех дней.

Повышение квалификации для кадровиков

Избежать ошибок в кадровой работе помогут курсы повышения квалификации. В «НАСТ» можно пройти обучение по следующим программам:

• аудит кадрового делопроизводства;

• кадровое делопроизводство;

• основы кадрового делопроизводства и оформление трудовых отношений;

• руководящий работник по кадровому делопроизводству и кадровому учету;

• руководитель отдела кадров.

Полный список программ по кадровому учету можно посмотреть здесь. Менеджер проконсультирует по вопросам организации и проведения подготовки по телефону или в чате. Заказать звонок с расчетом поможет онлайн-калькулятор.