Чем отличается секретарь от делопроизводителя?

Секретарь и делопроизводитель — это две должности, которые подразумевают бумажную работу в офисе. Именно поэтому многие люди уверены, что это одна и та же должность, но ошибаются. Сегодня мы подробно расскажем об отличиях этих двух профессий, подробно разобрав трудовые обязанности секретаря и делопроизводителя.

Чем отличается секретарь от делопроизводителя?

Чтобы разобраться, в чем уникальность каждой из этих должностей, предлагаем подробно рассмотреть их задачи и функционал.

Чем занимается делопроизводитель?

Делопроизводитель — это офисный работник, который занимается организацией, контролем и обработкой документов. Главная задача сотрудника — поддерживать эффективную работу с документацией в компании.

В обязанности делопроизводителя входят:

1. Регистрация, обработка, хранение и уничтожение документов. Источник: https://nastobr.com/articles/chem-otlichaetsya-sekretar-ot-deloproizvoditelya/

2. Контроль сроков действия документации.

3. Поиск нужных документов по запросу сотрудников и предъявление их к обозначенному сроку. 

Делопроизводитель ответственен как за бумажные, так и за электронные документы. В его компетенции входят знания в области юридической, финансовой, маркетинговой и рекламной документации. Также делопроизводитель должен уметь работать с офисной техникой, рабочим ПО (текстовые редакторы, Excel-таблицы и базы данных), электронной почтой и облачными хранилищами. Чтобы все успевать, сотрудник должен обладать знаниями тайм-менеджмента.

Роль такого работника важна в любой компании, ведь он помогает абсолютно всем сотрудникам в работе с документами.

Какие задачи решает секретарь?

Секретарь — это работник, который также занимается документацией и поступающей в офис корреспонденцией, поддерживая документы в соответствующем порядке. Но помимо этих обязанностей работник также отвечает за организацию работы всего офиса и в его функционал входят:

• прием посетителей;

• ведение учетной документации; 

• распределение телефонных звонков;

• поддержание порядка и чистоты в офисе;

• организация поездок и переговоров руководителя;

• организация приемов, собраний, заседаний и других мероприятий;

• составление официальных писем и отчетов о деятельности компании.

Высококвалифицированный работник должен обладать знаниями в области управления, администрирования, финансов и учета. Также секретарю важно уметь работать с офисной техникой и компьютерными программами, разбираться в современных технологиях.

Главные отличия в профессиях секретаря и делопроизводителя

Отличия двух профессий касаются:

1. Роли сотрудников в компании. Если секретарь — это непосредственный помощник руководителя, то делопроизводитель может работать как на конкретного человека, так и на всю компанию. Помимо этого секретарь является официальным лицом, которое всегда сопровождает своего начальника на конференциях и приемах. Роль делопроизводителя гораздо скромнее. Его главная задача — работать с бумагами, и на официальных встречах такой работник присутствует редко.

2. Задач, которые выполняют работники. Секретарь прежде всего отвечает за организацию работы офиса и руководителя, проведение встреч и переговоров и только во вторую очередь — за подготовку отчетности и работу с документами. Для делопроизводителя же работа с документацией составляет основную часть трудовой деятельности.

3. Личностных качеств и компетенций сотрудников. Человеку, работающему на должности секретаря, важно быть хорошим организатором, иметь административные и коммуникативные способности, обладать дипломатическими навыками. Для делопроизводителя важны совершенно другие качества: грамотность, скрупулезность, дотошность, знание офисных программ для работы с документами, правила подготовки и оформления договоров, приказов, актов и другой документации.

Общее в профессиях 

Несмотря на большое количество отличий, есть в этих двух должностях и сходства.

1. Характер работы. Обе профессии предполагают работу в офисе и имеют отношение к документам. И секретарь, и делопроизводитель вынуждены много общаться с людьми и помогать другим людям в компании с поиском нужной документации и подготовкой отчетности. 

2. Востребованность. Обе профессии являются востребованными на рынке труда. Несмотря на тенденцию к цифровизации и автоматизации документооборота, многие компании по прежнему предпочитают иметь дело с людьми, а не с программным обеспечением, способным выполнять функции делопроизводителя. Что касается секретарей, эта должность также актуальна во многих организациях. Иногда размещая вакансию секретаря, кадровики называют ее по-другому — «помощник руководителя», но сути работы это не меняет. 

3. Заработная плата. Согласно данным открытых вакансий на hh.ru, средняя зарплата и секретаря и делопроизводителя составляет +/— 40000 рублей. В качестве минимальной з/п указана цифра, равная 20000 рублям. Максимальная сумма, которую работодатели готовы платить специалистам данного профиля составляет от 60000 рублей.

Как стать делопроизводителем?

Чтобы получить профессию делопроизводителя, не обязательно несколько лет учиться в колледже или вузе. Достаточно пройти курсы профессиональной подготовки длительностью от нескольких дней до полугода. 

Лицензированный учебный центр ДПО «НАСТ» приглашает пройти профпереподготовку по данному профилю. В наличии несколько учебных программ, слушатели могут выбрать одну из них или заказать менеджеру академии персональную образовательную программу. 

Преимущества обучения в «НАСТ»:

• доступ к курсу на 12 месяцев;

• дистанционный формат подготовки;

• легитимный диплом с регистрацией в ФИС ФРДО;

• начало занятий после оплаты в любой рабочий день года;

• поддержка персонального куратора и технических специалистов.